Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment Refacthor (« nous », « notre », « nos ») collecte, utilise, conserve et protège vos données personnelles lorsque vous utilisez la plateforme Corthex (« Service »), accessible à l’adresse www.corthex.app. Nous nous engageons à traiter vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD »), à la loi néerlandaise d’application du RGPD (Uitvoeringswet AVG, « UAVG ») et aux autres textes applicables en matière de protection des données.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

2. Données que nous collectons

2.1 Données du compte

Lorsque vous créez un compte, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, votre photo de profil (si elle est fournie) et le nom de votre organisation. Ces données sont gérées par Supabase Auth et nos enregistrements d’appartenance aux espaces de travail.

Si vous choisissez de vous connecter avec Google, Google transmet votre identifiant de compte, votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil à Supabase Auth afin d’authentifier votre compte. Votre nom et votre photo de profil servent à initialiser votre profil Corthex.

2.2 Données de l’organisation et des bots

Nous conservons les paramètres de votre organisation, les configurations des bots (nom, description, instruction système, préférences de modèle, paramètres de marque) et les métadonnées des clés API (clés hachées, noms, horodatages d’utilisation).

2.3 Contenu de la base de connaissances

Les documents que vous téléversez (PDF, fichiers DOCX, URL, texte brut) sont analysés, découpés en segments et convertis en représentations vectorielles. Les segments de texte d’origine et leurs représentations vectorielles sont conservés dans votre partition de base de données isolée.

2.4 Données des conversations

Les messages de chat entre les utilisateurs et vos assistants IA sont conservés pour permettre l’historique des conversations et les analyses. Cela comprend le contenu des messages, les horodatages et le modèle d’IA utilisé.

2.5 Données de facturation

Les informations de paiement (coordonnées de carte, adresse de facturation) sont collectées et traitées exclusivement par Stripe. Nous ne conservons pas les coordonnées complètes de votre carte de paiement sur nos serveurs. Nous conservons les informations relatives à l’état de votre abonnement, à votre formule et à votre cycle de facturation.

2.6 Données d’utilisation et données techniques

Nous collectons automatiquement les adresses IP (pour la limitation du débit et la sécurité), le type et la version du navigateur, les pages vues et les parcours de navigation, les indicateurs d’utilisation des fonctionnalités, les journaux d’erreurs et les données de performance.

2.7 Données des utilisateurs finaux (utilisateurs du widget)

Lorsque des utilisateurs finaux interagissent avec votre widget d’assistant IA intégré, nous collectons leurs messages de chat, leur adresse IP (uniquement pour la limitation du débit) et les métadonnées de conversation. Nous n’exigeons pas des utilisateurs finaux qu’ils créent un compte.

Au chargement du widget, nous traitons également les identifiants du navigateur et de l’assistant, les informations observées sur le navigateur et le système d’exploitation, les horodatages des visites, les origines et chemins des URL d’arrivée et de provenance, ainsi que le contexte de la page précédente. Lorsqu’elles sont fournies, nous conservons neuf dimensions de campagne (source, support, campagne, ID, contenu, terme, plateforme source, format créatif et tactique marketing), les équivalents Matomo reconnus, les marqueurs de clic autorisés et les provenances d’applications Android observables. Ces valeurs servent aux rapports sur les sources des visites ; elles ne vérifient pas les comptes publicitaires et n’identifient pas une personne sur plusieurs appareils. Les paramètres de requête arbitraires et les fragments d’URL ne sont pas conservés comme informations de campagne.

2.8 Canaux de messagerie connectés

Si une organisation choisit de connecter Instagram Direct par l’intermédiaire de Meta, nous traitons l’identifiant du compte professionnel connecté, le nom du compte, les identifiants d’accès chiffrés, l’état de la connexion et les messages échangés sur ce canal. Nous utilisons ces données uniquement pour fournir la connexion de messagerie demandée, envoyer et recevoir des messages, sécuriser la connexion et soutenir le fonctionnement du service client de l’organisation.

2.9 Connexions de calendrier et vérification des rendez-vous

Calendar Beta est facultatif. Un administrateur de l’espace de travail autorise séparément l’accès au calendrier ; se connecter à Corthex avec Google ne connecte pas en soi un calendrier. Nous traitons l’identifiant et le nom du calendrier sélectionné, les identifiants OAuth chiffrés, les périodes d’indisponibilité et les données limitées sur les événements et les participants nécessaires pour créer ou retrouver les rendez-vous demandés. Les visiteurs fournissent les informations de réservation configurées et vérifient leur adresse e-mail avant de confirmer une réservation ou de retrouver des rendez-vous en dehors de la conversation initiale vérifiée.

Nous utilisons ces informations pour afficher les horaires disponibles, créer les rendez-vous expressément confirmés et vérifier les horaires des propres rendez-vous du visiteur. L’assistant peut recevoir les créneaux disponibles et les horaires d’un rendez-vous vérifié dans cette conversation. Les autres participants, les objets et les descriptions des événements ne sont communiqués ni à l’assistant ni au visiteur. Le fournisseur de calendrier sélectionné reçoit les informations de réservation nécessaires pour créer l’événement et envoyer son invitation. Le fournisseur d’e-mails de vérification reçoit l’adresse du destinataire et l’e-mail contenant le code. Les notifications de compte facultatives transmettent votre adresse e-mail de compte vérifiée, la catégorie de notification sélectionnée, le nom de l’espace de travail et un lien vers Corthex via SMTP2GO EU. Les notifications concernant les demandes au personnel et les réponses des clients peuvent aussi inclure les coordonnées disponibles du client, les informations sur l’assistant et le canal, l’adresse de la page actuelle et des extraits limités d’au plus trois messages récents du client. Les transcriptions complètes des conversations, les notes internes, les messages du personnel ou des bots et les informations recueillies pour les rendez-vous ne figurent pas dans ces notifications. Les préférences sont personnelles à chaque espace de travail et peuvent être désactivées dans les paramètres ; les messages d’authentification et de sécurité restent distincts.

Corthex ne vend pas les données de calendrier, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne s’en sert pas pour entraîner des modèles d’IA. Les données des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). La déconnexion supprime les identifiants de connexion conservés ; vous pouvez également révoquer l’accès dans votre compte Google. La suppression de l’intégration ne supprime pas les événements déjà créés dans votre calendrier.

3. Bases juridiques du traitement

Conformément à l’article 6 du RGPD, nous traitons vos données personnelles sur les bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat (art. 6, paragraphe 1, point b) : Traitement nécessaire pour fournir le Service auquel vous avez souscrit, notamment la gestion du compte, le déploiement des bots, l’intégration des connaissances, les fonctionnalités de chat et la facturation.
• Intérêt légitime (art. 6, paragraphe 1, point f) : Analyses, prévention de la fraude, surveillance de la sécurité, amélioration du service et suivi des erreurs. Nous avons évalué que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés fondamentaux.
• Obligation légale (art. 6, paragraphe 1, point c) : Obligations de conservation des documents fiscaux et financiers en vertu du droit néerlandais et du droit de l’UE.
• Consentement (art. 6, paragraphe 1, point a) : Lorsque cela est requis, notamment pour les cookies non essentiels ou les communications marketing. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

4. Utilisation de vos données

• Fourniture et maintenance du Service
• Transformation des documents de votre base de connaissances en représentations vectorielles pour la recherche par IA
• Prise en charge de conversations par IA au moyen de notre système à plusieurs fournisseurs
• Traitement des paiements et gestion des abonnements
• Production d’analyses d’utilisation et de tableaux de bord pour votre organisation
• Application des limites de débit et des quotas d’utilisation prévus par votre formule d’abonnement
• Détection, prévention et traitement des incidents de sécurité
• Surveillance des erreurs et des performances de l’application
• Respect des obligations légales
• Communication des mises à jour du service, des alertes de sécurité et des notifications de facturation

5. Sous-traitants tiers des données

Nous partageons vos données personnelles avec les catégories suivantes de sous-traitants tiers, chacun étant lié par un accord de traitement des données (DPA) conformément à l’art. 28 du RGPD :

« CCT » désigne les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour les transferts internationaux de données (voir section 7).

6. IA et traitement des données

Corthex utilise des modèles d’IA tiers pour fournir ses fonctionnalités essentielles. Lorsque vous ou vos utilisateurs finaux envoyez un message de chat :

• Le message est envoyé à l’un de nos fournisseurs d’IA (Google Gemini, Groq, OpenAI ou DeepSeek) avec le contexte pertinent extrait de votre base de connaissances.
• Google Gemini, Groq, OpenAI et DeepSeek traitent les données pour générer des réponses. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ou améliorer leurs modèles.
• Le texte des documents est traité par Google Gemini pour générer des représentations vectorielles (représentations numériques) destinées à la recherche par similarité. Ces représentations sont conservées dans notre base de données hébergée dans l’UE.
• La reconnaissance intelligente est activée par défaut lorsque le service est configuré. Elle envoie un texte de message réduit au minimum ou une entrée de workflow sélectionnée, telle qu’une réponse enregistrée ou un champ de recherche, à un service de reconnaissance externe. Une question conditionnelle et jusqu’à 16 libellés de catégories existantes peuvent être inclus si nécessaire. Elle ne transfère pas automatiquement les historiques complets de conversation, les pièces jointes, le contexte de page ou les bases de connaissances. L’entrée de workflow sélectionnée peut contenir du texte provenant d’une réponse ou d’un résultat de recherche antérieur. Le masquage ne garantit pas l’anonymat. Les organisations restent responsables de la base juridique applicable au traitement et de l’information des visiteurs. La reconnaissance propose des choix limités et ne génère pas de manière autonome des réponses de chat ni n’autorise des actions. Le mode test peut également traiter des données ; les opérateurs de la plateforme peuvent désactiver le service de manière centralisée.
• Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou des effets d’importance similaire (art. 22 du RGPD) n’est prise.

7. Transferts internationaux de données

Vos données principales sont conservées dans l’Union européenne (Supabase, région eu-west-1). Toutefois, certains sous-traitants sont situés hors de l’EEE. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur :

• Les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne en vertu de la décision 2021/914 et conclues avec chaque sous-traitant situé hors de l’EEE.
• Des mesures supplémentaires comprenant le chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos, les contrôles d’accès et la minimisation des données.
• Des analyses d’impact des transferts (TIA) réalisées pour chaque sous-traitant situé hors de l’EEE afin d’évaluer le cadre juridique du pays destinataire.

Pour DeepSeek (basé en Chine), nous appliquons une diligence renforcée et des mesures supplémentaires. Ce fournisseur n’est utilisé que s’il est expressément sélectionné ; il ne s’agit pas d’un modèle par défaut.

8. Conservation des données

• Données du compte : Conservées pendant la durée de votre compte. Supprimées dans les 30 jours suivant la clôture du compte.
• Contenu de la base de connaissances : Conservé jusqu’à la suppression de la source ou du bot par vos soins. Supprimé définitivement dans les 30 jours suivant la suppression.
• Historique des conversations : Conservé pendant la durée de vie du bot. Supprimé lors de la suppression du bot ou de l’organisation.
• Données de calendrier : Les identifiants de connexion sont supprimés à la déconnexion. Les reçus de rendez-vous chiffrés restent associés à l’espace de travail, au bot et à la conversation jusqu’à la suppression de ces enregistrements. Les codes de vérification expirent après dix minutes ; seules des empreintes calculées avec une clé sont conservées, et les anciennes demandes de vérification sont nettoyées lors des demandes de vérification suivantes.
• Documents de facturation : Conservés pendant 7 ans après la fin de l’exercice fiscal au cours duquel la transaction a eu lieu, conformément au droit fiscal néerlandais (Algemene wet inzake rijksbelastingen).
• Journaux serveur et données d’erreurs : Conservés jusqu’à 90 jours à des fins de débogage et de sécurité.
• Données de limitation du débit : Expirent automatiquement en quelques minutes (fenêtre glissante).
• Identifiants des comptes Meta connectés : Conservés uniquement tant que l’organisation maintient la connexion Instagram active. Les identifiants conservés et l’association du compte sont supprimés lorsque la connexion est déconnectée, lorsque Meta révoque l’autorisation de l’application ou lorsque Meta envoie une demande de suppression vérifiée.

9. Vos droits au titre du RGPD

En tant que personne concernée au titre du RGPD et de l’UAVG, vous disposez des droits suivants :

• Droit d’accès (art. 15) : Demander une copie de vos données personnelles.
• Droit de rectification (art. 16) : Corriger les données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (art. 17) : Demander la suppression de vos données personnelles (« droit à l’oubli »).
• Droit à la limitation (art. 18) : Limiter le traitement dans certaines circonstances.
• Droit à la portabilité des données (art. 20) : Recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.
• Droit d’opposition (art. 21) : Vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime.
• Droit de retirer votre consentement (art. 7, paragraphe 3) : Retirer votre consentement à tout moment sans affecter le traitement antérieur.

Pour exercer l’un de ces droits, envoyez un e-mail à info@refacthor.nl. Nous répondrons dans les 30 jours (délai prolongeable de 60 jours pour les demandes complexes, conformément à l’art. 12, paragraphe 3, du RGPD). Nous pouvons demander une vérification d’identité avant de traiter votre demande.

Pour un compte Instagram connecté via Meta, Meta peut également envoyer directement à Corthex une demande signée de révocation d’autorisation ou de suppression des données. Cette demande supprime les identifiants Meta conservés et la connexion du compte ; les données de conversation du canal restent soumises à la durée de conservation de l’espace de travail indiquée dans cette politique.

10. Cookies et technologies de suivi

Corthex utilise les cookies et technologies de suivi suivants :

• Cookies strictement nécessaires : Cookies de session d’authentification (Supabase Auth), jetons de protection CSRF. Ils sont essentiels au fonctionnement du Service et ne nécessitent pas de consentement.
• Analyses : Vercel Web Analytics et Speed Insights collectent des données anonymisées de pages vues et de performance. Ces outils respectent la vie privée et n’utilisent pas d’identifiants persistants.
• Google Analytics 4 : Google Analytics 4 enregistre des événements explicites de pages vues et d’activation sur le site Corthex en production. Les événements sont regroupés par usage marketing, aide, compte ou produit. Google Analytics peut utiliser des identifiants client et des cookies. La mesure conserve les paramètres de campagne autorisés et n’envoie à Google Analytics ni noms d’assistants, ni contenus de conversation, ni jetons d’authentification, ni autres paramètres d’URL secrets. Google Signals et la personnalisation publicitaire sont désactivés.
• Surveillance des erreurs : Lorsqu’il est configuré, Sentry peut collecter des relectures de session (échantillonnées à 5 %) pour reproduire les erreurs. Ces données sont anonymisées et conservées jusqu’à 90 jours.

Nous n’utilisons pas de cookies publicitaires, de traceurs de réseaux sociaux ni de pixels de suivi entre sites. Nous ne vendons pas vos données à des tiers.

11. Confidentialité des enfants

Corthex est une plateforme B2B conçue pour les entreprises et les professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d’enfants de moins de 16 ans (âge du consentement numérique aux Pays-Bas selon l’art. 8 du RGPD et l’UAVG). Si nous découvrons que nous avons collecté des données concernant un enfant de moins de 16 ans, nous les supprimerons rapidement. Veuillez nous contacter à info@refacthor.nl si vous pensez qu’un enfant nous a communiqué des données personnelles.

12. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2+) et au repos
• Politiques de sécurité au niveau des lignes (Row-Level Security, RLS) sur toutes les tables de la base de données, assurant une isolation stricte des données entre locataires
• Hachage des clés API (SHA-256) : nous ne conservons jamais de clés API en clair
• Limitation du débit pour prévenir les abus et les attaques par force brute
• Vérification des signatures des webhooks entrants (Svix et vérification propre au fournisseur, y compris Meta)
• Suivi des erreurs Sentry, lorsqu’il est configuré
• Principe du moindre privilège pour l’accès à la base de données et aux services

13. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications importantes seront communiquées par e-mail à l’adresse associée à votre compte ou au moyen d’un avis bien visible sur le Service. La poursuite de l’utilisation du Service après cette notification vaut acceptation de la politique mise à jour. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.

14. Contact et réclamations

Pour toute question relative à la confidentialité ou pour exercer vos droits :

Si vous estimez que nous n’avons pas répondu de manière satisfaisante à vos préoccupations, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) :